Female worker with sticky notes

Tipps für effiziente Konferenzen

Wie lenkt man eine Telekonferenz in geordnete Bahnen? Beachten Sie für einen möglichst effizienten Verlauf der Konferenz einfach die nachstehend aufgeführten Tipps.

Vor Beginn der Telekonferenz

  1. Eine sorgfältige Planung ist sehr wichtig. Informieren Sie die Konferenzteilnehmer deshalb rechtzeitig darüber, dass eine Telekonferenz abgehalten werden soll, und teilen Sie ihnen mit, über welche Einwahlnummer die Teilnahme erfolgt und welcher Zugangscode verwendet werden muss.
  2. Laden Sie die Teilnehmer einfach über unser Plug-in für Microsoft Outlook ein. Sowohl das Plug-in als auch die Anleitung können Sie sich hier herunterladen.
  3. Bitten Sie die Teilnehmer, sich für die Konferenz einen leisen Raum zu suchen. In einem belebten Foyer oder der Abflughalle eines Flughafens ist das Umgebungsgeräusch zu stark; es würde die Telekonferenz stören.
  4. Bieten Sie den Teilnehmern vorher einen Überblick über den Verlauf der Telekonferenz. Über welche Punkte etwa muss entschieden werden, oder wie lange wird die Konferenz dauern?
  5. Möchten Sie eine Präsentation abhalten oder über bestimmte Dokumente sprechen? Schicken Sie diese dann nicht einfach per E-Mail an die Teilnehmer, sondern nutzen Sie dafür unseren kostenlosen Webkonferenzdienst. Auf diese Weise behalten Sie als Vorsitzender die Kontrolle über die Besprechung.

Während der Telekonferenz

  1. Seien Sie pünktlich zur Stelle.
  2. Bitten Sie die Teilnehmer, sich kurz vorzustellen, damit jeder weiß, wer in der Konferenz mit dabei ist.
  3. Haben Sie Fragen für bestimmte Teilnehmer? Erwähnen Sie dann immer kurz den Namen der Person, an die sich Ihre Frage richtet. Das beugt Verwirrung während der Besprechung vor.
  4. Lassen Sie alle Beteiligten nach Möglichkeit ausreden; vermeiden Sie Unterbrechungen. Andernfalls drohen chaotische Situationen. Übrigens hat der Vorsitzende jederzeit die Möglichkeit, die Mikrofone der Teilnehmer stummzuschalten, um damit die Ordnung wiederherzustellen.
  5. Halten Sie zum Abschluss eines Tagesordnungspunkts, eines Themas oder einer Debatte eine Rundfrage ab. Das sorgt für einen effizienteren Konferenzverlauf und gibt allen Teilnehmern das Gefühl, angehört zu werden.
  6. Führen Sie im Anschluss an die Telekonferenz eine Nachbesprechung durch. Fragen Sie die Teilnehmer nach Verbesserungsmöglichkeiten.

Nach dem Ende der Telekonferenz

  1. Fassen sie als Vorsitzender am Schluss der Konferenz die getroffenen Beschlüsse zusammen.
  2. Treffen Sie ggf. Folgevereinbarungen, solange die Teilnehmer noch in der Konferenz zugeschaltet sind.
  3. Schicken Sie den Teilnehmern so rasch wie möglich das Sitzungsprotokoll zu.

Wir beraten Sie gerne. Zögern Sie nicht, Kontakt zu uns aufzunehmen; wir stehen für Sie bereit.